В днешния Бюлетин ще обърнем внимание на начина, по който четем офертите.

Темата на материала е продиктувана от масово срещаните грешки на недоглеждане какво пише в офертите, което след това създава неудобни ситуации за страните или прекратява готови сделки.

Когато се нуждаем от стока или услуга, е необходимо да потърсим доставчик, който да посреща максимално нашите изисквания. Честа практика в българските компании е, собственикът или управителят да запитат свой познат каква би била цената за приблизително описана стока или услуга. Собственикът може да изпадне в крайности – като хареса дадена идея той дори не си прави труда да разгледа и други възможности, защото си мисли, че е хванал господ за шлифера.

Това е принципът, по който например внедрителите на ЕРП системи продават своя софтуер и услуги. Те описват всякакви чудеса, които би трябвало тяхната програма да може да прави и така вдигат очакванията на купувача неимоверно много. Когато изпратят офертата за внедряване, цената разбира се е височка, но собственикът вече е решил, че ще купува. Друг пример е когато мениджър покупки е харесал дадена услуга, която наистина ще му върши работа в краткосрочен и дългосрочен план и ще му развърже ръцете за допълнително развитие. Проблемът отново е емоцията и очакването, че доста неща ще се получат за кратко време. При реализацията на проекта става ясно, че има недогледани цифри или неправилни калкулации. И че едната страна е имала предвид едно, а другата страна си е представяла съвсем различен резултат. Дори служители на големи международни компании не четат правилно офертите и ги тълкуват както им е угодно. Но когато се стигне до реализация, макар че написаното си е написано, се стига да неприятни ситуации фирмата-гигант да притиска доставчика, само защото специалист покупки не е вникнал в текста на офертата.

Затова когато получаваме оферти (поне три оферти за една стока или услуга), е важно да спазим следните стъпки, за да намалим риска от евентуални пропуски при оценяването на доставчика и офертата му:

1. Четем детайлно, не по диагонал
2. Не тълкуваме
3. Правим симулация:
   • Колко ще струва цялата сделка
   • Колко ще струва един модул от сделката
   • Какви ресурси е необходимо да вложим ние и какви ресурси ще вложи доставчикът
   • Колко време ще отнеме реализирането на целия проект
   • Колко ще бъде спестяването или оптимизацията след реализиране на проекта
4. Търсим скрити или трудни за прогнозиране разходи (консумативи, обслужване по неясна ценова листа, абонамент без ясен резултат, липса на ръководство за работа, допълнително платено обучение на служителите ни и т.н.)
5. Сравняваме сервиз и гаранции с предложенията на другите доставчици
6. Оценяваме рисковете и евентуалните последици, ако нашата представа за резултат се различава от реалността

Преди да вземем решение, нека поне още един или двама наши колеги прочетат офертата. Добре е тези колеги да не са запознати със стоката/услугата и да не са били на среща с този доставчик. И да я тълкуват както дяволът Евангелието, т.е. да търсят скрити уловки, недоизказани разходи, неясни срокове и резултати. Ако се открият такива, добре е веднага да се коментират с доставчика, за намиране на най-точна формулировка на офертата и договора след това.

В една оферта не може да бъде събрана цялата информация, която можем да изкажем устно за няколко минути. Но основните параметри, които ни касаят трябва да са ясни, добре структурирани и да очертават границите на сделката.