Статия на Павлина Цветанова, публикувана в сп. Твоят бизнес

http://www.tbmagazine.net/statia/kakvo-e-neobhodimo-za-edin-menidzhr-pokupki-za-da-zatvori-sdelka.html

http://tbmagazine.net/statia/kakvo-e-neobhodimo-za-edin-menidzhr-pokupki-za-da-zatvori-sdelka-vtora-chast.html

Какъв материал да купи, какво количество да достави, каква цена да договори – все основни въпроси от ежедневието на Мениджър Покупки. Решаването им зависи от още много подвъпросчета и от събирането и обработването на огромен запас информация. Продавачът се фокусира върху продуктите/услугите от една гама. Купувачът обаче, се налага да разбира от много неща, да е постоянно на гребена на вълната, да търси и намира новости, да е магьосник с цифрите, да е изкусен преговарящ. Затова често стигането до сделка е времеемък процес, свързан с много проучвания, срещи и преговори.

Мениджърите Покупки имат нелеката задача да подсигурят на фирмата качествени стоки и материали на конкурентни цени и в най-кратки срокове. Освен това е в техния ресор да намерят нови материали, които да дадат конкурентно предимство на пазара за компанията им. За да се стигне до сделка, всеки Мениджър Покупки минава през няколко основни момента, изходът от които е от критично значение за сделката. За Мениджър Покупки е важно:

Какво да купи

Всяка фирма има определен бюджет за харчене. Отговорност на Мениджър Покупки е да разпредели тази сума по начин, който би довел до изпълняване на преките цели на фирмата (посрещане на текущите поръчки), да оптимизира вътрешните процеси и паричните потоци и да предложи нещо ново на пазара. Разходите за нови продукти се планират обикновено последното тримесечие на годината за цялата следваща година. Този бюджет е доста ограничен, но на новите продукти се разчита да изведат фирмата напред. За Мениджър Покупки е важно да намери такива нови стоки/материали/услуги, които да имат нужната добавена стойност за клиентите на фирмата. Тук не говорим за най-ниски цени, нито за най-високи качество, нито за отстъпки в процеса на работа. Тук говорим единствено и само за добавена стойност за клиента, която може да се изразява в: комфорт, имидж, спокойствие, принадлежност, нов вкус, овладяване на проблем, конкурентно предимство, възможност за растеж и т.н. Търси се уникалност, иновативност, ефективност. Достатъчно е продавачът да докаже уникалното предимство на своята стока и ползата, която тя ще генерира, за да е привлякал вниманието на купувача.

Когато се пазаруват регулярни стоки, които вече са се утвърдили като необходимост, отново цената не е най-важното нещо в преговорите. Да, с нея се започва, винаги се иска намаление на цената. Но в случай че цените вече са достигнали жизнения си минимум, Мениджър Покупки винаги може да намери и още нещо, което да е от полза за компанията му и така да успее да купи желаната стока и да постигне допълнителен бонус. Добавената стойност е това, което определя каква стока да се купи и от кой доставчик.

Сигурност и стабилност

Няма нищо по-стресиращо за купувача от това да хвърли парите си на вятъра. А когато се разпределят и харчат чужди пари, отговорността е още по-голяма. Затова е много важно всяка сделка да е подкрепена с договор. Но сам по себе си договорът не е интересен. Доставчикът трябва да има достатъчно капацитет да изпълнява регулярно поръчки, да поддържа постоянно ниво на качеството, да може да работи в ритъма на купувача. Преди изобщо да се стигне до договор, Мениджър Покупки трябва да се увери, че ще похарчи парите на работодателя си така, че не само да има полза за фирмата, но и да се работи спокойно. Затова се прибягва до одити на доставчиците още по време на разговорите за евентуално бъдещо партньорство. Не една и две сделки са се проваляли затова, че доставчикът отказва да допусне посещение при него или защото на база посещението купувачът се е уверил в неспособността на доставчика да изпълнява очакваните договорки. По същата причина се изискват мостри на стоки и демонстрация на услуги – за да е сигурен купувачът, че ще получи точно това, което е поръчал. Уверението за стабилност, непрекъсваемост на доставките и постоянно качество на стоката/услугата имат много по-голяма тежест за бъдеща покупка отколкото цената например. Стабилността включва и това доставчикът да работи според приложимите закони. Подбирайки утвърдени и надеждни доставчици, Мениджър Покупки се стреми да избегне евентуални сътресения, породени от проверки от държавни служби. Друг аспект на сигурността е закупуваните материали да отговарят на спецификациите и стандартите в индустрията и така да се гарантира безопасността на потребителя. Неприятни ситуации се получават когато доставчикът реши да прави икономии и не спазва спецификациите или стандартите. Тази негова инициатива е проблем за купувача, защото се стига до спиране на производството, до връщане на стоки от пазара, до санкции от контролиращите органи. Няма Мениджър Покупки, който иска да си причини подобно изживяване и да бъде виновен за проваляне на продажбите. Ето защо все повече фирми предпочитат сигурността пред бързата сделка и рискова печалба.

Партньорство

В списъка ни партньорството е на трето място, за да се спази хронологията на събитията, тъй като партньорството се гради с години. Но реалността показва, че то е първото нещо, което интересува Мениджър Покупки. Няма по-силен съюз от партньорството – там където и двете страни (доставчик и купувач) работят за просперитета на фирмите си и заедно търсят и намират изход от затруднения. Успешните сделки се основават на доверие, а не на еднократни продажби.

Най-неприятната част в работата на отдел Снабдяване е смяна на доставчик. От една страна, защото внедряването на нов доставчик е времеемко, трудно и свързано с много проблеми. От друга страна, всеки предпочита да върви по отъпкана вече пътека и само да събира плодовете от труда си. Смяната на доставчик обикновено е следствие на неспазени договорки и прекъсвания на работния процес на купувача. Ако един продавач не държи на думата си или дава празни обещания, той е нежелан и сега и за в бъдеще. Затова Мениджър Покупки се стреми да изгражда мрежа от партньори, а не доставчици. Той търси лоялност и надеждност.

Партньорството, пречупено през призмата на сигурността, е гъвкавост спрямо постоянно променящите се изисквания на пазара – тук и двете страни полагат усилия да посрещнат текущото търсене и да провокират ново търсене от потребителите. Партньорите разчитат един на друг, сътрудничат си с информация и реагират бързо, за да не изпуснат възможностите за развитие.

Избягване на зависимост

Мениджър Покупки отговаря да постигне такава диверсификация на доставчиците, че да не се стига до зависимост от един или повече доставчици. Чрез АВС анализ може лесно да се изчисли годишния оборот на всеки доставчик. Ако се установи, че годишния оборот към даден доставчик надхвърля 40%, Мениджър Покупки е длъжен да предприеме мерки и да намали или ограничи снабдяването от този доставчик. Причината е, че може да се стигне до прекъсване на работния процес ако доставчикът по някаква причина спре да доставя.

Особено притеснение представлява ситуация с единствен доставчик. Тогава има опасност купувачът да изпадне в зависимост от доставчика и да се настройва според доставките.

Избягването на зависимост не противоречи на партньорството. Партньорството е състояние на доверие и взаимно сътрудничество, докато зависимостта често пречи на фирмата-купувач да се развива, тъй като буквално е задушена от доставчика.

Затова Мениджър Покупки полага всички усилия да има поне двама доставчика за всеки материал или услуга – от една страна за ограничаване на риска от спиране на доставките, водещи до сътресения в продажбите. А от друга за ограничаване на риска от поглъщане или задушаване на компанията му.

Търговски условия

Чак след като се е уверил, че са изпълнени горните условия, Мениджър Покупки пристъпва към търговските преговори – цена, условия на доставка, условия на плащане и т.н. Добрите търговци от отдел Снабдяване знаят, че трябва да изстискат всичко възможно от една сделка и сами търсят информация и подтикват доставчика да сподели какво още може да им предложи. В договорения краен пакет обикновено са включени:

• Базисни параметри: цена, условия на доставка, условия на плащане
• Следпродажбено обслужване: гаранции, рекламации, сервиз, обучение
• Бъдещи ползи и избягване на ограничения: при изменения на законодателството или заданието; промени, водещи до конкурентно предимство.

Една от основните задачи на отдел Снабдяване е да се намаляват блокираните средства. Това трудно се поддава на менажиране ако минимално количество за поръчка на стока е повече от необходимото количество стока. Например, ако за един месец една фирма потребява 1тон суровина, а доставчикът настоява за минимална доставка от 5тона, това означава, че купувачът се запасява за 5 месеца и блокира пари. Ако втори доставчик предложи същата или подобна суровина без ограничение за минимално количество, дори цената му да е по-висока, най-вероятно Мениджър Покупки ще предпочете да купува от втория доставчик. Избягването на презапасяване е съществен фактор особено при материали със срок на годност до 1 година.

Продажбата на стоки и услуги си е предизвикателство, покупката – е още по-голямо предизвикателство. Преговорите по търговските условия естествено са най-интересната част, защото те изразяват успеха от сделката в цифри. Благодарение на тях се измерва дали за компанията-купувач са постигнати най-добрите условия към момента на покупката. Но покрай тези няколко количествени параметъра има качествени параметри, които трябва да са уговорени много преди сключването на сделка. Има продавачи, които си мислят, че давайки само атрактивна цена могат да избутат техен конкурент от пазара. Само че времената на най-ниските цени без гаранция за качество, сервиз и други екстри вече отминаха. Сега Мениджърите Покупки договарят пакети: стока + добавена стойност; услуга + добавена стойност и задължително коректни партньори.