Интервю с Павлина Цветанова, публикувано в сп. Човешки ресурси

1. Г-жо Цветанова, вие работите в област, където текучеството на персонал е огромно и фирмите изпитват проблеми при наемане на персонал. Как в тези случаи успявате да помогнете на фирмите?

Напоследък доста се шуми, че персоналът недостига или няма необходимите знания и умения за изпълняване на дадена длъжност. Действително във веригата за доставки се наблюдава по-голямо текучество във фирмите, които нямат ясни процедури или имат процедури, но не ги прилагат. Какво правим обаче ние като работодатели да задържим хората и да получаваме резултата, за който плащаме заплати? Масово работодателите търсят готови кадри, а такива все повече няма. Плащането на по-високо заплати за по-квалифициран персонал излиза доста по-евтино от плащането на каквато и да е заплата за ниско квалифициран персонал. Най-малкото, защото квалифицираният кадър стреля точно в целта, прави по-малко грешки и докарва по-бързо приходи на компанията от неквалифицирания кадър. Само че никой не се е родил научен. Как тогава едни са по-опитни и надеждни от други? Като оставим настрана личностните качества, това което откроява служителите е тяхното желание да учат. Едни натрупват знания чрез ежедневна работа. Други четат допълнителна литература, търсят нови знания, експериментират. Първите напредват като костенурки, а вторите буквално се изстрелват в кариерата си. Първите седят и чакат някой да им подаде, вторите грабват всяка възможност за развитие. Ние обаче трябва да работим и с едните и с другите – просто едните стават за мениджъри, а другите си остават изпълнители. В нас е лостът да преместим изпълнителите на по-високо ниво и те да дават по-добри резултати. Как? – чрез обучение и менторство. Време е да се предават знания и умения напред по веригата и да се научим да работим като екип, а не всеки да си пази занаята. Това е и ключът за наемане и задържане на хората при нас – да уважаваме труда им и да им помагаме да се развиват професионално. Но, държа да подчертая, помагаме и предаваме знания, а не ги наливаме с фуния. Който иска може да научи не само пряко касаещите го дейности, но и да разшири знанията си за другите звена.

Ние помагаме чрез структуриране на процесите във веригата за доставки и обучения на персонала. Обученията са под формата на консултация и менторство. След като се структурират процесите, напасваме хората спрямо възможностите им и желанието им за развитие и тогава ги обучаваме в занаята. Т.е. първо подреждаме, изчистваме ненужното, добавяме липсващото и тогава обучаваме. Грешката на много фирми е, че не са си подредили процесите, хората им се лутат, хабят енергия и накрая си тръгват.

2. Какъв тип обучения препоръчвате?

Обученията са няколко типа:

• По време на работа – това са най-ефективните обучения. Хората се научават как точно и какво точно да вършат. Проблемът е, че тук знанията се предават от служител на служител. Обучаващият винаги спестява някаква информация било поради липса на време, било поради липса на желание. А най-често е поради страх от изместване. И обучаваният и обучаващият са недоволни, защото се губи време (единият не може да си върши работата, защото е принуден да обучава, а другият не може да работи, защото не знае как).

Затова ние в Съплай Чейн предлагаме да заместим обучаващия. Нашата роля е да структурираме и подредим процеса и да покажем на хората как да извличат максимума от всяка ситуация. И това го правим в хода на работата, с реални казуси от тяхното ежедневие. Разбира се има и проблеми – основният проблем е съпротивата на хората. Има случаи, в които служител е работил дадено нещо в продължение на 20г и когато ние му покажем по-бърз и лесен начин, той първоначално отхвърля идеята. Но после вижда ползите и започва да прилага новото. Тези обучения аз ги наричам „Капково напояване“, защото капка по капка пробиваме ограниченията и предаваме по-добър начин за работа, който дава страхотни резултати. Обикновено с няколко дневни обучения в рамките на 2-3 месеца служителите не само започват да работят по-добре, но и сами търсят начини за още подобрения. А събуди ли се веднъж ентусиазмът за успех у даден човек, трудно можеш да спреш порива му за растеж и усъвършенстване. Точно това целим и постигаме. След това поддържането на високо темпо е сравнително лесно.

• Еднократни курсове – това са еднодневни или двудневни сесии, в които преподаваме есенцията за всяка работна позиция във веригата за доставки.

Създадохме обучения, насочени към оперативните служители във веригата за доставки, защото тези служители са много важни за фирмата, тъй като именно те движат и изпълняват процесите. Тук изучаваме правилата за ефективна работа в планиране, складиране, логистика, доставки. Минаваме през световно признатата теория за управление на бизнеса и я вплитаме в практически казуси. Решаваме казуси, които на пръв поглед изглеждат невъзможни или с губещ изход. Когато решим казусите и курсистите видят, че изходът не само е положителен, но и носи много печалба, те се ентусиазират и сами започват да търсят решения на заплетените казуси в тяхната работа. Еднократните курсове могат да бъдат отворени или вътрешно-фирмени. Все повече фирми осъзнават, че като изпратят служителите си на обучение, това не е един загубен ден за фирмата, а са месеци спестени лутания и търсения на правилния отговор. И този един ден се възвръща веднага, защото формулярите, схемите, таблиците, които показваме, се прилагат още на следващия ден от обучението и дават резултати веднага.

Във всичките си обучения целим две неща:

• Да предадем знания
• Да ентусиазираме хората. Всеки човек има огромен потенциал и когато ние го провокираме и покажем, че всичко е възможно, хората започват да генерират повече печалби за тях и за фирмата-работодател.

• Професионални обучения – обучения, за които курсистите получават държавно Свидетелство за придобита професия.

Наскоро създадохме ЦПО (център за професионални обучения) за придобиване на професия във веригата за доставки, а именно за: Спедитор-логистик, Куриер, Снабдител, Митнически посредник. Целта е да помогнем на работодателите като им спестим време за обучение и да помогнем на хората като им дадем знания и опит, така че да започнат работа. Свидетелството важи в целия ЕС и се издава на всеки, който положи успешно държавните изпити. Професионалните обучения спестяват адаптивния период и дават възможност на младите хора да започнат желаната от тях кариера, както и на опитни служители да сменят професията си. Работодателите получават предимството да назначават хора с опит.

3. Кога са приложими всички тези обучения?

Моето мнение е, че човек се учи цял живот.

Обученията по време на работа са бих казала задължителни при промяна на процеси и структуриране на отделите.

Еднократните курсове са подходящи за сверяване на знанията и надграждане спрямо добрите практики.

Обученията за придобиване на професия са приложими когато фирмите нямат време и ресурс да обучават кадри от нулата. Тези обучения могат да се провеждат самостоятелно (дневни) или докато курсистите работят (съботно-неделни, вечерни).

Пестенето от знания и умения излиза скъпо – получава се омагьосан кръг: работодателят плаща някакви заплати на недостатъчно квалифициран персонал, но в същото време очаква самоинициативност и самостоятелно учене. Хората първоначално искат да се развиват, но като няма кой да ги научи, стигат до едно ниво и спират да се развиват. И след това нищо не ги интересува, достатъчно им е да останат в коловоза. С всяко обогатяване на знанията човек придобива и мъдрост и кураж да поеме инициативата и да покаже отлични резултати.

Обученият персонал се изплаща в пъти по-бързо, дава изключителни резултати, защото е осъзнат и знае, че може да постигне много неща. Невежите служители чакат някой да им каже какво да правят, как да го правят и въпреки това не се справят добре, защото не вярват, че има нещо по-добро. Затова и фирми с плоски структури, където основната работа се пада върху 2-3 мениджъри, а работниците са пасивни, се развиват по-бавно в сравнение с фирми, където всички служители постоянно се обучават и усъвършенстват.