С нарастващия натиск върху бизнеса да бъде все по-ефективен и печеливш, повече от всякога възниква необходимостта от оптимизация във всички възможни области. Веригата за доставки често е пренебрегван аспект в много организации, но оптимизацията й може значително да подобри представянето на фирмата чрез намаляване на разходите, увеличаване на печалбата и най-вече увеличаване на пазарния дял и добавената стойност към клиентите.

Управленският състав обикновено фокусира вниманието си върху маркетинга и продажбите, тъй като те носят печалбата във всяка организация. Но ако „локомотивът“ наречен верига за доставки не се движи, продажбите няма как да покажат целия си потенциал независимо колко добри експерти полагат усилия. За да намалим ефекта на катаклизмите, съпътстващи развитието на всяка една фирма, трябва да запушим пробойните в оперативните отдели. Предлагам на вашето внимание 10-те основни грешки, които могат да спънат развитието на фирмата.

1. Липса на процедури

Злоупотреби и небрежност – това са резултатите от липсата на писмени процедури. Ясните писмени процедури гарантират, че всеки служител може да работи без нашата постоянна намеса. Това са писмените закони в нашата фирма и всеки без изключение е длъжен да ги спазва. Иначе винаги има извинения за пропуски в работата и възможностите за злоупотреби са безгранични. Правилата от друга страна мотивират съвестните служители да търсят начини за подобрения и по-високи резултати. Пишейки процедурите ние си изясняваме самия процес, обмисляме варианти за оптимизации, виждаме пропуските. Тънкостта на самите процедури е така да са написани, че да не слагат каруцата пред коня, да определят гладка последователност на неповтарящи се действия и да посочват механизми за контрол.

2. Неправилен процес

Неправилният процес във веригата за доставки оплита всичко по веригата и води до липси или свръх запаси. В много предприятия процесът не е структуриран. Има дори случаи когато планирането и продажбите се „напасват“ според наличните суровини! И разбира се това влече след себе си изкуствено занижаване на поръчките и загуба на клиенти и пазарен дял. Правилният процес, подкрепен с модел за планиране гарантира:

–    Над 98% изпълнение на поръчките

–    100% следене на наличностите

–    Точност на поръчките за суровини

–    Точност на производственото планиране

–    Контрол навсякъде по веригата

3. Липса на планиране

Хаотичното производство на продукти пилее ресурсите ни – време, материали, труд, пари. Без ясен план и стабилна производствена програма максималното натоварване на машини и хора е под 50%. Има случаи, в които машините се натоварват едва 18%, а персоналът получава заплата за пушене на двора, вместо за производство на стока. Дали планираме правилно? Производството не работи 365/24/7. Освен технологичното време за пренастройки има и периоди на профилактики, технически проблеми с машините, отпуски и празници. Един структуриран подход дава ясен поглед върху дейността на всички звена и балансира излишъка с недостига на материали. Колкото повече варианти на план имаме, толкова по-малко ще сме изненадани. Разбира се 18 версии са абсолютно излишни и объркващи за целия екип, но песимистична, оптимална и оптимистична версии за 12 месеца и за тримесечие е разумно да имаме. Седмичната актуализация на плана ни помага да се адаптираме бързо към пазара и да управляваме риска, свързан с производство, покупки на материали и паричните потоци. И отново – планът ни позволява да контролираме и управляваме факторите, зависещи от нас, въпреки външните пречки.

4. Липса на единна система

При липса или нефункционираща единна система за вход и изход на данни (ERP), лявата ръка не знае какво прави дясната. Възможностите за злоупотреби са безгранични, а шансовете за контрол – нулеви. В една фирма имаше ERP система, която се ползваше от време на време само от някои служители. Кражбите там бяха с палети.

5. Неспазване на договорите

Имам договор, но няма да платя сега, нека доставчикът ме почака. Или, имам договор да купя от този доставчик, обаче ще купя от друг на по-ниска цена. Често срещано, нали? Само че светът е малък, а България е още по-малка и когато си играем с доставчиците идва ден, в който спираме да изпълняваме поръчките на клиентите, защото нямаме суровини или транспорт. И тогава изчистването на името ни струва скъпо, много по-скъпо отколкото ако спазваме договорките.

6. Липса на разделение на отговорностите

Ние сме в ограничен състав, затова един служител върши няколко поредни действия – огромна грешка. Ако дадем и хляба и ножа в ръцете  на един служител, колко време ще му е нужно да ни измъкне бизнеса изпод носа? Основно правило при веригата за доставки е да има разграничение на дейностите и да има записи в ERP системата кой какво върши и кога го върши. Постоянният контрол и вътрешните ревизии спомагат да преценим на кой служител да се доверим и заедно да градим просперитета на фирмата.

7. Компромиси с човешките ресурси

Да не подценяваме човешкия фактор! Ако служителите (особено Плановикът) ни са пасивни, неангажиращи се, неспособни – не трябва да правим компромиси. Трябват ни проактивни, мислещи хора, желаещи да развиват себе си и фирмата. Тарикатите, които гледат собствената изгода, потъпквайки имиджа на фирмата и кротуващите мързеливци нямат място при нас. Много често се срещат комбини между Плановик и Началник Производство – резултатите от подобни съюзи са:

–    Разтеглена производствена програма

–    Преразход на суровини

–    Излишен човешки ресурс

С други думи работодателят играе ролята на благотворителна организация.

8. Неефективна комуникация

Случвало ли ви се е маркетинг отделът да планира кампания, но да съобщи това на оперативните звена малко преди старта на кампанията? Какъв е резултатът? Липса на план, липса на капацитет за производство, извънреден труд, хаос. В крайна сметка излизаме с една много скъпа рекламна кампания и недостатъчна (или оскъпена) продукция, която не достига желаните приходи.  Всяка некомуникирана промяна е в основата на пилеенето на средства. Дългите работни срещи и дълги имейли подпомагат правилното разбиране на задачите. Може, но едва ли. Всички сме заети и знаем, че дългите имейли се четат по диагонала, а по време на дългите срещи се занимаваме и с нещо странично (като четене на имейли например). Навременната комуникация между различните звена е изключително важна за работата, но дългите работни срещи изяждат времето ни за реализация на проектите. Желателно е да фиксираме един ден в седмицата за срещи – на тях се разбираме в каква посока ще движим проектите и след това пристъпваме към работа. За съжаление всяко нещо си иска внимание и не става от само себе си. Така че структурираната, стегната комуникация е тази, която ще допринесе за успешно реализиране на проектите. И когато настъпи криза, няма нужда от обвинения. Първо заедно трябва да издърпаме каруцата от блатото, а после да си вадим поуки.

9. Отказ от външно експертно мнение

Собственикът на ЕТ „Всичко знам и всичко мога“ от с. Горно Нанадолнище със сигурност знае всичко, което му трябва. И в най-добрия случай е в застой с години. В днешно време, ако не следим тенденциите на пазара, не правим проучвания, не обменяме опит, не търсим начини за прилагане на най-добрите практики, едва ли ще задържим позициите си. А за да вървим напред трябва активно да търсим и внедряваме подобрения. Световните фирми-лидери ежегодно ползват външни експерти, които да оценят статуса и да приложат по-добри модели, водещи до оптимизации и съответно увеличаване на печалбата.

10. Липса на проследимост на резултатите

Как да сме сигурни, че вървим в правилната посока? Като въведем ясни и измерими критерии за оценка (KPI) за всяка дейност. Критериите се отчитат ежемесечно от ръководителите на отделите, сравняват се с целите и при необходимост се правят корекции веднага. Чувствайки пулса на компанията и следейки пазарните тенденции и ограничения, ние и само ние сме тези, от които зависи бъдещето на фирмата ни.

В заключение, няма начин да няма начин за оптимизации и увеличаване на печалбите. С правилната структура и процеси, верните хора, контролните механизми и проследяване на резултатите, можем да предпазим компанията от сериозни проблеми и да постигнем и най-високите цели.