Наскоро един мой познат, собственик на едно ресторантче, сподели с мен, че не му стига времето да управлява ресторанта си ефективно. Няколко месеца по-рано затворил другото си ресторантче, вероятно поради кризата. Разказвайки ми за процеса на работа, стана ясно, че собственикът всеки ден обикаля борси и магазини, за да набави необходимите продукти. Естествено, тази дейност отнема доста от времето му и се налага той да работи 14-16 часа на ден. Освен това, той няма доверие на служителите си (може би основателно) и затова с касата работи само той. Предложих му да преразпредели времето и задълженията си и да преструктурира работния процес. Като начало да планира доставките на база минал период и малък запас. Излизайки от конкретната ситуация, всъщност може да се каже, че доста от малките търговци срещат подобни проблеми, които спъват развитието им или дори ги дърпат назад. Като специалист по веригата за доставки, смятам че решаването на логистичните проблеми на малките търговци би им освободило време и ресурс за разрастване. Как да стане това?

1. Винаги започваме от планирането – на време, доставки, парични потоци

При малките търговци най-големият ограничител са парите. Затова планираме спрямо тях. За да не блокираме много пари, добре е доставките да са по-начесто, т.е. веднъж на една или две седмици. Определяме запас, който като наближим и нямаме планирана доставка, организираме извънредна доставка.

2. Прехвърляме задължения към доставчиците ни

Всички дистрибутори и повечето големи вериги магазини предлагат доставка на място. При добро планиране можем да се възползваме от тази услуга, която ще ни спести време и пари.

3. Ритъм

Ритмичността при доставките е важна за канализиране на процеса и балансиране на паричните потоци. В началото е трудно, но резултатът си заслужава усилията. Ако вашето магазинче се намира в район, който дистрибуторът посещава веднъж месечно, за да не държим прекалено големи запаси, предвиждаме допълнителен собствен транспорт за една доставка на месец. Така ще успяваме да зареждаме 2 пъти месечно, а разходите за транспорт можем да ги калкулираме в себестойността на продуктите. Ако магазинът е в по-комуникативен район, добре е да се възползваме като се договорим с дистрибутора за седмични доставки.

4. Маршрут

Всички дистрибутори първо обслужват големите търговски вериги и съвместяват малките обекти по маршрута. Това е така, защото производителите плащат на дистрибуторите за доставките и изискват рафтовете в магазините да са винаги пълни. Ако рафта в търговската верига е празен, веригата глобява производителя. Така производителят търпи загуби от непродадена стока и от глоба. Ние можем да се възползваме като разберем кои дистрибутори зареждат големите обекти в района ни, каква е честотата на зареждане и да договорим да зареждат и нас.

5. Големина на поръчката

Дали ще зареждаме на кашони или на бройки има значение за дистрибутора веднъж от гледна точка на използваното превозно средство и втори път от гледна точка на оборота. При малки поръчки има опасност да не сме атрактивни за дистрибутора и той да пропуска да ни зареди когато микробусът или камионът му са пълни.

6. Локация

За дистрибутора има значение и мястото на магазина: дали е на главна улица, дали спирането за зареждане е позволено през целия ден, дали е в малка уличка, където може да влезе само пикап. Тук е добре да проявим максимална гъвкавост и да съдействаме на дистрибутора, за да сме сигурни, че той ще има интерес да ни зарежда всеки път.

7. Договор

Каквото и да се разберем с дистрибуторите, желателно е да го оформим в договор, който да е като наша застраховка за редовни доставки. Макар и да сме малка фирма, в договора трябва да заложим и клауза с неустойки за забавена или пропусната доставка.

8. Документация

Бързото приемане на стоката се оценява високо от дистрибутора. За да облекчим работата и на двете страни, добре е да подаваме писмени заявки като ползваме нашите кодове и кодовете на дистрибутора. Списъкът на стоките трябва да е с една и съща последователност всеки път, така че приемащият стоката бързо и лесно да се ориентира какво и колко приема. Освен това приемането на стоката с баркод четци е значително по-бързо от приемането на хартиен носител.

9. Плащане

Междуфирмената задлъжнялост е проблем навсякъде в момента. Дистрибуторите предпочитат да доставят на обекти, които си плащат редовно. Затова трябва да се стараем да плащаме редовно покупките си, за да имаме редовни доставки.

10. Кооперативност

На всекиго се случва да има проблем. Когато при нас изникне такъв и той засяга дистрибутора, по-добре е да го информираме и да намерим заедно решения. Респективно когато дистрибуторът има проблем и ни предупреди, по-добре да му съдействаме ако можем. Не е нужно да правим от мухата слон, защото утре пак ще имаме нужда от услуга.

Тъй като сме малки търговци, трудно можем да постигнем условията, постигнати от големите търговски вериги, където доставките са разграфени по час по доставчик. Но в нашите ръце е възможността да се възползваме максимално от маршрутите на дистрибуторите и да уплътним товарите им. И когато сме коректни, създаваме партньорство, ценно за дистрибуторите. А от партньорството печелят и двете страни.