Завършвайки годината, винаги си правим равносметка как сме се справили. Дали сме били толкова добри в занаята си, че да посрещнем Новата Година удовлетворени от себе си и от екипа си.

Всяка фирма също тегли чертата и вижда резултатите от месеците усилия, от нововъведенията, от работата в екип и се учи от грешките си, за да не ги повтаря.

Със задоволство виждам как българските малки и средни фирми все повече учат, прилагат добрите практики от световния опит и напредват с все по-големи крачки. За тези компании най-трудното е да реагират на пиковете на пазара – както ръст, така и спад. Затова когато наближи декември (периодът на бум в продажбите) за оперативния персонал на производствените и търговските компании настава време на изнурителен труд, много нерви, страх да не се изпуснат поръчки и т.н. Същото се повтаря и около Великден. Ако фирмата се е позиционирала в сезонна ниша, среща същите предизвикателства, но през целия сезон.

Големият въпрос е как да се достави или произведе приблизително толкова количество стоки, така че да има за всички клиенти и след пиковия период да не останат запаси от стоки и материали. И тук огромна роля има Плановикът, който разбира се не работи сам, а с всички звена.

Такива фирми успяват да се структурират и да въведат нормален режим на работа, защото собствениците им имат огромно желание да вървят напред, но и имат очи да виждат проблемите и уши да слушат съветите на експертите си. Тези фирми са малки и средно големи и обединяващото при тях е, че по пътя на растежа не е имало време, ресурси и знания за изграждане на структура, на ясни правила и процедури. Съответно не е имало време за планиране, а само за маркетинг и продажби. В пиковите периоди (Коледа и Великден) служителите им са работели по 10-12 часа всеки ден. Развръзката идва с въвеждането на функцията Плановик в организацията. Този човек не само обединява информацията между отделите, но и планира материали, машини, човешка ръка, дейности и т.н. Много е важно функцията да е реална, а не формална. (При формална функция, Плановикът е писарушка, а всичко се върши от управителя или собственика).

Както всички знаем, на оперативно ниво, разликата между големите компании и малкия и среден бизнес много често се свежда само до план и дисциплина за следване на плана. Независимо каква е компанията по големина, в кой сектор на производство или търговия се развива, принципите за вътрешно организиране и синхронизиране на звената работи навсякъде. А стъпките за постигането им са елементарни и достъпни за всички:

1. Изберете вашия път на развитие.

Всеки собственик на фирма знае какво иска да постигне в бизнеса. Затова първата стъпка е едва ли не банална, но е важно да се сложи на хартия – това е крайъгълният камък за по-нататъшното развитие на компанията.

2. Изберете вашия организационен модел.

И това е лесно – вече има достатъчно литература по въпроса. А може да се допитате до външни експерти, които да ви разяснят разликите между различните организационни модели.

Не се подвеждайте да копирате точно даден модел, тъй като вашата фирма е уникална. Не приемайте и пораженчески мнения, че при вас не може да се приложи никакъв модел, защото сте единствената фирма на тази планета, толкова „уникална“, че трябва или сама да открие топлата вода или да вирее в хаос още някоя и друга година. Не бързайте с избора на модел, обсъждайте, обмисляйте и когато разпознаете своя модел, действайте без отстъпване назад.

3. Съберете екип на промяната.

Ето това е най-важната част. От правилния избор зависи успеха на начинанието ви. И задължително трябва да работите в екип. Може да сте само вие и един експерт, но да движите напред. Не оставяйте когото и да било сам да се бори за промяната, защото само ще се разочаровате и ще хабите напразно енергия.

4. Създайте правилата.

Вие управлявате вашата фирма и ако искате служителите да работят и когато ви няма, създайте правила. След това всички ги спазвайте. Без изключения, без оправдания, без отстъпване.

5. Планирайте дейността си.

Чак след като са изпълнени горните условия може да се пристъпи към планирането и то да даде резултат. За успешното му въвеждане са необходими (в тази последователност):

1. Дисциплина от всички служители
2. Всеки служител да знае какви са му отговорностите
3. Плановик
4. Седмични/месечни срещи за уточняване на плана за продажби, доставки и производство
5. Анализиране и отчетност
6. Корективни действия

След въвеждането на планирането като функция, има доста примери на малки и средно големи български фирми, които:

• увеличиха продажбите си, защото успяваха да изпълнят поръчките на всички клиенти
• оптимизираха паричните си потоци, защото знаеха какви пари ще харчат всеки месец за една година наред
• намалиха текучеството на персонал, защото хората им работеха по 8ч на ден и без извънреден труд; и защото когато служител поискаше отпуск, той можеше да го ползва, дори през декември.
• спечелиха повече, защото се фокусираха върху по-печелившите продукти

Това е най-голямата награда за добре свършена работа: всички във фирмата да са доволни.

И тя заслужено отива при Плановика, който е обединил усилията и капацитета на компанията и с целия екип е съградил Успех.