Колко много усилия отиват на вятъра, само защото липсва последващ контрол. Жалко е да се гледа как фирмите хвърлят пари за въвеждане на нещо иновативно и след това инвестицията не се връща. Ако попитаме собственика, той ще отговори, че е направил всичко, за да подсигури отлични условия за работа. Ако попитаме работниците, те ще отговорят, че на теория е едно, но на практика нещата са различни. Изкарват различни доводи само и само да покажат, че положението е много трудно, граничещо с невъзможност за работа. В тази схватка и двете страни са прави. Работодателят наистина се грижи да подсигури най-доброто, работниците наистина искат да работят безпроблемно. Нишката се къса някъде по пътя. Къса се, защото няма ясни правила и няма контрол.

Първото нещо, което споменават собствениците и управителите е, че са сертифицирани по ISO. От това според тях следва, че процесите им са ок и фирмата би трябвало да работи отлично. Т.е. проблемът е в мързеливите работници. Това е една огромна заблуда. ISO процедурите в своята същност са добър замисъл. Те наистина трябва да очертаят процесите. И тук ключовата дума е „очертаят“. Забелязали ли сте колко бързо напоследък става сертифицирането по ISO? А след това колко лесно минават одитите? Процедурите там са copy-paste. Дори наскоро получих оферта да ми бъдат изготвени процедурите за ISO за 600лв. Представяте ли си – цялият набор процедури за 600лв? То направо си е покупка на килограм… и така се и прилага във фирмите.

Сертифицикатът по ISO е един хубав документ, който отваря много врати за търговия. Той обаче не ви подрежда процесите в детайли. Затова собственикът си мисли, че е внедрил нещо велико, а работникът не знае как да го приложи. Ето тук се къса нишката между желание и реалност.

Разбира се и за тази болежка има лек, доста прост и бърз. Всяка фирма се нуждае от индивидуални детайлни процедури за оперативната работа. Тези процедури могат да бъдат написани от мениджърския екип или от външен консултант. Най-важното е да са достатъчно подробни и да описват точно вашите процеси. В една перфектна процедура ще намерите отговори на следните въпроси:

• Кой върши действието
• Кога върши действието
• Каква е последователността на действията
• Кой с кого си партнира
• Кой какви срокове спазва
• Кой как се отчита
• Кой пред кого се отчита
• Кой кога се отчита

Втората много голяма пречка пред бизнеса са многото бланки за попълване. Стига се до абсурдни ситуации, в които работниците на линията бързат да пишат разни числа в едни бланки, в това време линията върви без надзор. Но хората са спокойни, че са свършили писарската работа. В същото време ако има отклонения по линията, бракът се увеличава и какво като има попълнена бланка? Парадоксалното е, че никой след това не си прави труда да прочете и анализира данните от бланките. В една фабрика производственият директор се похвали, че всеки ден получава печатан отчет от 80стр за работата в производството от предишния ден. Той сподели, че няма нужда да ги чете, защото в тяхната фирма няма проблеми. Само ако случайно някой от по-големите шефове поиска справка, тогава тя може да бъде намерена в цялата купчина от хартии. В друга фирма шефът на отдел качество сподели, че одитът е кошмар, защото за много кратко време трябва да се попълнят всички формуляри.

Извинете, кого лъжем с този начин на работа?

Нашите служители не виждат смисъл от формулярите, мениджърите по качество са претоварени преди одити, а фирмата не върви напред. Това е така, защото голяма част от формулярите са безмислени, а и никой не си прави труда да анализира и да предлага подобрения.

Ето защо апелирам да прилагате само процедури, които:

• Са написани само и единствено за вас
• Изправят процесите при вас
• Формулярите са малко на брой, но със специфични показатели само за вас
• Мениджърите анализират данните от формулярите, търсят решения и предлагат подобрения
• Служителите виждат в процедурата коловоза, който да следват и да са спокойни

Чак когато напишете и приложите на практика този тип процедури, тогава ще можете да контролирате процесите. Едва тогава ще имате постоянно продуктивна работна среда, растеж на фирмата и увеличени доходи. Не се скъпете за ясни процедури, защото те са основата,  развързват ви ръцете и умовете, дават възможност да задържите постигнатото и да продължите смело напред. Дават ви възможност да оцените кой работи за вас със сърце и душа и кой злоупотребява. В един добре подреден свят, собственикът ще дава най-новото на служителите си и те с радост ще го приемат и ще генерират печалби.