Годишните инвентаризации са предизвикателство за не малко фирми. Особено за тези с голям асортимент. Как да сме сигурни, че годишната инвентаризация няма да ни изненада неприятно?

Както знаем, всяко нещо изисква внимание и то не еднократно. Можем да си помогнем и да си спестим нервите в края на годината, ако прилагаме следните правила:

1. Подреден склад – в края на всеки ден складът да е подреден и изчистен от опаковки. Всяка стока да е на определеното й място.
2. Провеждане на мини инвентаризации. Например всеки петък можете да броите по 1-2 артикула и да засичате физическите с документалните наличности. Такива инвентаризации се правят от складовите служители. При голям асортимент можете да сортирате продуктите на „А“, „В“ и „С“ и всеки ден складовите служители да броят по няколко артикула и да сравняват записите с реалните наличности.
3. Провеждане на частични инвентаризации. Инвентаризации, провеждани в края на всеки месец или тримесечие помагат за сравняване на часовника ви и за наблюдения как върви фирмата ви.
4. Ако имате много, наистина много артикули, броенето им в края на годината би отнело дни и армия от броящи служители. Бихте могли да приложете метода „inventory sampling“. Чрез него проверявате „В“ и „С“ артикулите като преброявате само малка част от еднородните стоки от един доставчик и екстраполирате данните към цялото количество от тези стоки. Артикулите „А“ обаче е препоръчително да се броят по класическия метод. В някои страни на ЕС методът “inventory sampling” е официално признат от данъчните власти и се прилага от гиганти като Bosch и Хенкел. За да приложете този метод обаче трябва да сте сигурни, че записите в системата ви са надеждни (нямат пропуски и грешки).

Инвентаризациите, макар и времеемки и неприятни са изключително полезни и резултатите им показват колко отговорни са служителите и доставчиците ви. При съществени разлики между реални и документални количества, не се колебайте да търсите отговорност от служители и доставчици и да пресечете лошите практики.