Забелязали ли сте, че колкото и да е голям склада или цеха, някак си все успяваме да го запълним за нула време. Даже пак да ни отеснее, макар че асортиментът и запасите са запазили нивата си. Когато нямаме достатъчно пространство, започваме да прехвърляме стоки и материали. Това води до:

• Разход на труд – трябват повече хора, за да разместват и така да подсигуряват придвижване на материалите. Междувременно една малка част от хората дават добавена стойност като произвеждат, комисионират, комплектоват и обслужват клиентите. Но ако ги няма „разместващите“ служители, работата зацикля.
• Повишен брак като пряка последица от изпускане на стоки или от натрупването на стоки и материали „някъде за малко“.
• Погиване на стоки поради разкъсване на опаковката им от многократното прехвърляне. Тук веднага изниква допълнителен разход за опаковки и за хора, които да преопаковат.
• Загубване на стоки и материали, просто защото в момент на нужда не можем да ги открием. После те се появяват, но вече или не ни трябват или са повредени и неизползваеми.

За да се справим с този проблем при наш клиент, първо анализирахме кое предизвиква хаоса в склада. И защо след по-малко от 2 месеца откакто се е преместил в нов, по-широк склад, никой нищо не може да намери. Или пък за да открие дадена стока, трябва да се прехвърлят няколко палета, да се преровят още няколко други палета и тогава евентуално да се открие материала, необходим за производството. А с проследяването на партидите беше направо инфарктна ситуация.

Анализът показа, че липсва елементарен ред и дисциплина. След преместването, проблемите са се мултиплицирали, защото е имало достатъчно място, но е нямало система и подход на работа. Вследствие на което хората се преуморяват, прегряват и накрая им е все едно как си вършат работата. Движенията на хора в склада заемат около 50% от работното време. От тези 50% около 5% носят стойност, останалото е чист разход на енергия и ресурс. Най-прекият път към намаляване на излишното движение се свежда до няколко прости стъпки:

1. Правилна подредба

• Как да подредим склада и производствените станции? Кое е водещо при подредбата, така че тя да е функционална?
• Какво очакваме като продажби и производство?
• Кои стоки са бързооборотни? Кои материали и стоки изискват специално третиране?

Имахме случай когато клиент беше готов да похарчи хиляди левове за покупка на стелажи, високоповдигачи и допълнителна друга техника само защото беше свикнал със сегашната си подредба и не виждаше други алтернативи. Погледнато през опита, веднага видяхме опция – отваряне на допълнителна врата, разместване в цеха и бетониране на допълнителна рампа.   Показахме как с елементарно разместване на работните станции и структуриране на потоците на суровини и готов продукт по най-късия път, може да се постигне огромно спестяване на труд, пари, място, време. Освен това, правилната подредба позволи да се създаде поток (в суровини, производство, готов продукт, склад). Т.е. по този начин намаляваме запасите и се стремим във всеки момент да доставяме точно навреме.

2. Описване на подредбата и начина на работа.

Ако не запишем какви са ни изискванията, никой няма да ги спазва. Или интерпретациите стават толкова много, че хаосът бързо се връща.

3. Спазване на подредбата

Една от техниките на оптимизация е 5 S. Сведена на по-ежедневно ниво, тази техника всъщност ни казва „подредете и поддържайте реда“. Не случайно в цеховете инструментите се поставят на точно определено място – за лесно и бързо достигане до тях, за да не се губят и т.н. Това е начин хората да бъдат приучени да спазват новия ред. Във всяка от организациите, където се внедрява някаква промяна, има съпротива. Тази съпротива понякога надделява и старият ред се завръща, т.е. рутината побеждава прогреса. Ето защо прилагането на техники като 5S помагат за задържане на въведената промяна. При спазване на реда, единствената причина складът да отеснява би трябвало да е увеличаването на запасите поради разширяване на портфолиото.

4. Контрол

За контрола съм писала много. Факт е обаче, че без него нещата във веригата за доставки не се случват. Причината е, че дейностите са разнородни, комплицирани и динамични. И ако не ги управляваме, винаги фирмата ни ще губи – било хора, било пари, било клиенти.