Във всеки бизнес се случва нещата да не вървят спрямо желанията на собствениците. Очевидно е, че трябва да се предприемат мерки, но какви? Как и кога да ги направим?

А знаем ли какви промени да приложим, за да върви и да расте фирмата?

Отговорите на теория са лесни. Но какво мислят собствениците и управителите, от които всъщност зависи накъде ще се насочи компанията?

Преди известно време имах интересна среща със собственик на малка производствена компания. Нещата там боксуваха не толкова заради кризата, колкото заради липса на качествен персонал. Собственикът сподели, че работи почти денонощно, но не вижда положителният резултат, който би следвало да има при такива усилия. Разгледахме бегло процесите и служителите и само от пръв поглед стана ясно, че фирмата се движи предимно от собственика. Останалите служители (без производствените работници) бяха марионетки, чакащи ежечасни нареждания какво да свършат и как да го свършат. Имаше и един управител, който вече 5г работеше във фирмата, но все още не можеше да вземе елементарно решение. Собственикът виждаше проблема, но сърце не му даваше да се раздели с тези приятни хора, повечето от които бяха роднини и приятели.

Безспорно проблемът идва от собственика, който се е обградил с мижитурки, не смее или не умее да делегира, изнемогва от оперативна работа и не знае как да продължи напред.

Сентенцията „нещо, което е вървяло досега, не трябва да се променя“ е загнездена в съзнанието на много мениджъри, било поради страх от промени или поради претовареност с други по-належащи задачи. Ако сме собственици, страхът от промяната, или по-точно страхът от резултата от промяната, сковава действията ни когато ни липсват знания или когато сме неуверени в силите си. Ако сме управители или мениджъри, страхът от промяната обикновено е породен от това да не се изложим (т.е. липса на компетентност), да не си разваляме конфорта или да не ни уволнят, тъй като непременно ще има някакво объркане. Всеки от нас реагира по различен начин и има мотив за поведението си. Но не трябва да забравяме, че от нас зависят работните места на служителите ни.

Нещата, които досега са вървели и не са променяни е желателно да бъдат преразгледани и адаптирани към новите бизнес условия. Липсата на адаптация води до изоставане на фирмата, пропускане на ползи и нестабилност.

Когато все пак погледнем реалността в очите и установим, че трябва да направим нещо, ако искаме да се задържим на пазара или да напредваме с по-големи крачки, прегръщаме смело идеята за промяна и се захващаме за работа. СТОП!

По-добре е, преди да започнем промяната да направим анализ на сегашното състояние, да потърсим независимо експертно мнение в дадената област, да направим реалистичен план и чак тогава да действаме. Не е толкова важно дали една промяна ще се реализира за месец или два. По-важно е резултатът от нея да ускори развитието ни в правилната посока и то в максимално кратък срок.

Да предположим, че сме се решили на промяна. От къде да започнем? Лесно е: от най-тясното място във фирмата. След като сме допуснали да бъде тясно място, значи не ни е достигнало или време за управление, или ресурс, или знание. Намираме помощ, правим план и стартираме. Начертания план е за наша ориентация колко време ще отнеме проектът, какъв ресурс ще е необходим, какъв би трябвало да е разултатът. В процесът на действие, където е възможно скъсяваме най-много времето, но не за сметка на качеството. Нашият темперамент и ситуацията на фирмата диктуват темпото:

1. Някои предпочитат да правят промените бавно, полека и със сегашния персонал, който им е бил верен години наред. Таят надеждата, че служителите ще се пробудят, ще проявят инициатива (каквато до момента не са проявявали) и фирмата ще дръпне напред … когато му дойде времето. Не че искам да ви разочаровам, но ако досега с този персонал сте се движили бавно и полека, защо очаквате, че изведнъж в очите на всички ще грейнат искри и усилията им ще изстрелят фирмата в челната десятка?
2. Други предпочитат бърза промяна, смяна на персонал, но не и промяна на техния манталитет. Забелязали ли сте, че обикновено наемаме хора, чиито черти на характера съвпадат с нашите? Най-силно мотивира личният пример – затова освен да изискваме, трябва да покажем пълна ангажираност към проекта, дори ако се налага да променим първо себе си.
3. Трети предпочитат бърза промяна, където и когато е необходимо. Ако всички бяха в тази категория, вероятно щеше да има и съвършена конкуренция като в учебниците. От друга страна, ако попадате в тази категория, то със сигурност сте предприели действия за правилна промяна.

Не бива да се плашим от големия обем работа, който ни предстои. Можем да постигнем всичко стъпка по стъпка. Нали слон се изяжда хапка по хапка всеки ден.

Възможните стъпки, които биха довели до успешен преход са:

1. Одит от външен експерт на процеси, документи и хора. Одитът завършва с препоръки и план за „лекуване“ на болните места. Подобни периодични проверки са много полезни и са нашият компас накъде се движим.
2. Съставяне на ясен и изпълним план със задачи, отговорници и срокове. Оттук започват нашите усилия да направим корекции и да вървим напред. Всеки ангажиран с даден процес трябва да запретне ръкави и да действа в срок, независимо, че ще има трудни моменти.
3. Смяна на служителите, които макар и лоялни дълги години, не носят напредък за фирмата. Смяна и на служителите, които вредят на фирмата.
4. Създаване или адаптиране на вътрешни правила и процедури, задължителни за всички. Процедурите са често подценявани от малкия и средния бизнес и точно затова делегирането там е много трудно. Процедурите са ръководство кой какво прави по веригата, посочват отговорности и начин на работа – така бизнесът върви дори когато шефът го няма.
5. Контрол – висша форма на доверие. Всички сме хора, всички грешим; някои обаче – умишлено. Затова, след като направим промяната, периодично трябва да напипваме пулса на всеки отдел, чрез механизмите за контрол, които сме въвели през процедурите.

Промените трябва да са бързи, но планирани и контролирани. Те трябва да водят към предварително начертано по-добро ниво на представяне за фирмата и по-добър финансов резултат. Правилно структурираните промени ни отварят вратата към следващото по-високо ниво на управление на ресурсите, оптимизации и по-високи печалби. И като погледнем през тях, ще видим, че не са необходимо зло, а възможност за израстване.