Интервю с Павлина Цветанова, публикувано в сп. Човешки ресурси основател и управител на Съплай Чейн ЕООД, чиято дейност е фокусирана върху решенията за управление на веригата на доставки (планиране, снабдяване, логистика, складиране, дистрибуция).

1. Г-жо Цветанова, вие продължавате да твърдите, че в България има достатъчно хора за работа и че икономиката може да просперира. На какво се основават тези ваши твърдения?

Така е, има хора и то качествени, които имат хъс да работят и да се развиват. Предизвикателството пред фирмите е да привлекат тези хора и да ги задържат.

През последната година виждам как се развива младото поколение – това поколение, което сега стъпва на трудовия пазар. И честно казано съм очарована. Причините са, че младите хора:

• Искат да работят. Разбира се, че и те срещат трудности, притесняват се дали ще се справят, лутат се в търсене на подходящата за тях работа, но продължават.
• Са необременени и разбират от раз какво им обясняваш и каква работа трябва да свършат. И я вършат добре, наистина добре.
• Мислят. Много е важно човек да влага мисъл в дейността си, а не да я претупва. Така се избягват грешки и се раждат нови идеи.
• Са достатъчно отворени като личности, за да не се страхуват да търсят обратна връзка, да предлагат подобрения, да искат резултат от труда си.

Изключително добро впечатление правят и хората около 30-те си години. Те вече са осъзнали доста истини, преминали са през няколко водовъртежа и са разбрали, че е по-лесно първо да обмислиш и после да действаш.

И не на последно място са хората в края на кариерния си път – те също искат да се задържат на гребена на вълната и да допринасят за напредъка на фирмата.

Повсеместна е обаче ситуацията хората да искат да направят нещо по-добро, а да не знаят как.

Затова моето убеждение е, че качествени хора има, но някой трябва да им посочи пътя, по който да вървят и да се развиват.

2. След като положението е такова, защо фирмите трудно намират кадри?

Най-важното според мен е нагласата на мениджмънта. Ако ти очакваш, че ще работиш с качествени хора, те идват при теб. Ако смяташ, че всички са безмозъчни марионетки, точно такива ще дойдат в твоята фирма. И така се получава синдромът „няма качествени хора“.

За да привлечем качествени хора са необходими няколко предпоставки:

• Организацията да е подредена. Ще рече, да има ясни правила и отговорности за всеки служител.
• Да можем да обучим кадрите си според добрите световни практики и нашите ценности.
• Да има възможност за развитие. Динамичните хора (които всъщност искаме да привлечем и задържим) искат постоянно да учат и да експериментират. И разбира се да виждат резултатите от усилията си.

Ако тези предпоставки ги няма, текучеството е огромно или фирмата не се развива добре.

Не омаловажавам факта, че има и „мъртви души“ – това са онези служители, които са дошли само да получават заплата. Те не само че не допринасят за фирмата, а като черна дупка изсмукват енергията й. Лошото е, че има такива хора и в мениджмънта, което за съжаление се среща все по-често напоследък. С такива хора не само, че не можеш да работиш, но е направо задължително да се отървеш от тях ако искаш да се развиваш.

3. Какво препоръчвате?

Препоръката ми е да се обърне внимание първо на обучението на персонала. Защото знаещите и можещите служители сами започват да търсят начини за подобрения на работните процеси. Оттам ще се разплетат и останалите казуси във фирмите, а именно подреждането на процесите, облекчаването на работата, по-високата производителност и т.н. Знаещите и можещите служители постепенно ще елиминират мързеливите и така фирмата ще се самопречисти и ще заработи по-добре.

4. Обученията достатъчни ли са?

Зависи как са направени.

При нас в Съплай Чейн ЕООД разработихме тренировъчни школи за различните направления – планиране, снабдяване, складиране, логистика и дистрибуция. Нарекохме ги тренировъчни школи, защото в тях учим основно КАК да прилагаме практически добрите примери в управлението на веригата за доставки. Например, всички знаем, че складовете не са разтегателни, а ние искаме да са такива. С правилно подреждане се освобождава много място и се оптимизира пикирането. В тренировъчна школа Складово стопанство едно от многото неща, които разглеждаме, е как да подредим различните видове складове така, че мястото винаги да ни стига. И когато дойде нова стока да не се налага пренареждане или слагане където намерим пролука, а да се подрежда на определено място с минимални усилия. Целта е с наличните средства да постигнем повече ефективност. Разбра се, разглеждаме и новостите, които изискват инвестиции на време, пари, хора, за да преценят курсистите кое е приложимо за тяхната фирма.

Тренировъчните школи са разделени на модули според йерархичното ниво. Започва се с общ модул и след това се надгражда. Например, Началник Склад трябва да премине през темите на Склададжия и тогава да продължи по темите само за Началник склад. С всеки модул покриваме различни компетенции, знания и умения – темите не се повтарят. Курсистите проиграват казусите от даден модул, след това го прилагат в своята фирма и отчитат ползите и пропуските. На следващото занятие разискваме проблемите, проверяваме резултатите от домашната работа и продължаваме напред. Така се получава натрупване на знания, от които има полза веднага. И всеки курсист получава не само теоретична подготовка, а и конкретно решение на проблеми, с които се е сблъскал, а не е могъл да реши. Силно препоръчително е да се преминат всичките модули, защото практиката ни показва, че има много пропуски в знанията и уменията на хората. Мениджърите трябва да преминат всички модули от дадена тренировъчна школа – така ще знаят как да организират и контролират дейностите в отдела си.

Темите ни са широко обхватни и се разглеждат в дълбочина. Даваме домашна работа между занятията, за да може знанията да се вложат правилно докато са още пресни в главите на хората.

Друг прийом, който прилагаме, е да даваме обратна връзка за курсистите. Това се случва след като сме проверили свършената домашна работа и показаните резултати по време на обученията и тренировките. Изпращаме персонална оценка за всеки курсист на този, който заплаща курса. Отново целта е максимално усвояване на знания, ангажираност и най-вече работодателят да знае какво точно какво е усвоил служителя и какво може и трябва да се изисква от служителя.

5. Звучи като много сложно и скъпо начинание. Така ли е?

Всъщност не е. Една тренировъчна школа протича в рамките на 3-4 месеца, с по 1-2 посещения на месец. Все пак никой работодател не може да си позволи да отдели хората от работния процес за по-дълго. Освен това е необходимо време за по-трайно възприемане на новите дейности и методи. Периодите между различните занимания са достатъчни за асимилиране на информацията и директното й прилагане в практиката. Доближаваме се максимално до модела „учене по време на работа“ (on-the-job training). Всеки месец започваме нов курс. Ако някой курсист е пропуснал занятие, той може да навакса в друг ден със същия график.

След като подготвихме модулите, установихме интересна зависимост: всяко йерархично ниво може да бъде тренирано на цената на една негова заплата. Т.е. служителите получават смляна информация и решения на проблеми в кратки срокове. Вместо да губят своето време и ресурсите на фирмата, цялото ноу-хау идва при тях на цената на една заплата.

6. Значи ли това, че вие обучавате всички във веригата за доставки?

Точно така. Тренираме редовите служители, които трябва да свършат работата правилно и навреме. Тренираме и супервайзорите и мениджърите, които вместо да откриват топлата вода, стъпват на една здрава основа и започват да генерират много повече ползи за работодателя си, отколкото ако търсят решения сами. Тренираме и работодателите (чрез обратната връзка за техните служители), като им показваме пътя, по който всеки служител трябва да премине, за да работи добре фирмата.

7. Какви са ползите за работодатели и служители?

Има няколко основни ползи:

• Хората получават всичко, което им трябва за работата, на едно място от доказали се експерти в различните области на веригата за доставки.
• Създават се условия за непрекъснато усъвършенстване на процесите в планиране, логистика, снабдяване и склад
• Не откъсваме служителите от работния процес, съответно не спираме дейността на фирмата. А същевременно вдигаме нивото, мотивацията и осъзнатостта на хората.
• Провокираме интерес сред курсистите – забелязали ли сте, че колкото по-надълбоко в дадена материя се навлиза, толкова повече се увлича човек и започва да генерира много ползотворни идеи и проекти.

Тренировъчните школи могат дори да заместят консултации по управление на фирмата, защото структурират знанията в отделните звена. Освен това дават конкретни формули и начини за изчисляването на запаси, капацитети, ресурси, производствени програми и др. Тренировъчните школи са не само обучения на теория, а напътствия как всеки сам да натрупа знания, да пипне съответната материя, да симулира различни варианти и накрая да приложи най-печелившия за неговата фирма.