Статия на Павлина Цветанова, публикувана в сп. Твоят бинес

https://www.tbmagazine.net/statia/vnedryavane-na-softuer-vv-firmata-kde-e-problemt.html

Технологиите напредват бързо, толкова бързо, че чак не успяваме да навакваме с информацията какво е новото на пазара. Всички вече сме се убедили, че е по-лесно, по-бързо и по-надеждно ако ползваме някаква програма в бизнеса си. Но не каква да е програма, а такава, че да обслужва точно нас. За радост на фирмите-внедрители на софтуер, все повече компании започват да актуализират програмите си. За самите компании, търсещи софтуер обаче, задачата е с повишена трудност, защото:

• На пазара има изобилие от програми и внедрители, но липсват спецификите за оперативните звена на всяка индустрия.

Почти всяка програма предлага счетоводство и склад, но малко са фирмите, които реално предлагат планиране, бюджетиране, производство и дистрибуция. А тази липса на всеки от тези модули се отразява негативно на целия работен процес във фирмата, защото изисква екстрактване на данните от системата и довършване на калкулациите в ексел. След това отново прехвърляне на готовия резултат от ексел към системата. Вероятността от грешки е огромна. Отделно, служителите се изгубват в десетките преработени от тях файлове и често се случва да бъде качен файл с остарели данни. Най-опасно е когато се качи неактуализирана версия на бюджета или на някой оперативен план или производствена програма. Тогава щетите са значителни, разходът на суровини и материали се увеличава поради смяна на формати, настройки и презареждане в последния момент. Грешният бюджет води и до презапасяване или липса на стоки и материали. Ако изобщо се стигне до анализиране на ситуацията, обикновено виновен излиза плановика или снабдителя. Никой обаче не се замисля как да облекчи работата на тези хора, така че техните знания и умения да бъдат подпомагани от програмата, а не те да се борят ежедневно с нея за извличане на малко информация. Когато започне внедряване на ЕРП система или друга програмка за целите на бизнеса, единици са фирмите, които разглеждат процеса глобално и в перспектива и оценяват, че модул планиране и бюджетиране е наистина ключов и е по-добре да бъде внедрен в началото, а не в последствие (години след заработването на програмата).

Друг подценяван модул е дистрибуцията. Ако не можем да разпределяме и следим продажбите по канал на реализация, не можем да теглим бързо справки за обороти по клиенти и направления, програмата не е достатъчно полезна и отново трябва да работим в ексел.

• Внедрителите отказват демо версии.

Един неприятен приом, прилаган през последните години е някои внедрители да отказват да покажат какво всъщност ще си купи клиента. Те твърдят, че е „несериозно“ да се показват модулите и взаимовръзките, а като референции се позовават на името на софтуера и изреждат куп известни фирми като техни клиенти. Софтуерът сам по себе си не може да движи фирмата – за това са необходими добро внедряване и правилна експлоатация впоследствие.

Клиентът е добре да изиска демонстрация на програмата с въведени негови данни в нея. И тази демонстрация следва да е безплатна, а не да се таксува като част от разработката или внедряването на програмата. Чак след като се е уверил, че програмата може да посрещне поне 90% от изискванията му без доработки, клиентът може да подпише договор за покупка и внедряване на софтуер, т.е. същинската част тепърва започва.

• Внедрителите не познават бизнес процесите и налагат модели, които би трябвало да работят, но те не работят.

Всеки може да внедри счетоводство и елементарен склад, тънкостите са при планирането, доставките, производството и контрола. Има и интересни случаи когато внедрителят буквално подвежда клиента като твърди, че има специфичен модул (за управление на акцизни стоки например), а впоследствие се оказва, че има наченки на нещо, което се доразвива на гърба на клиента. Друг интересен (направо трагичен пример) е когато ИТ специалист се е добрал до някаква програма и е решил, че е голям експерт и може да бъде бизнес консултант и ИТ специалист едновременно. До такава степен си е повярвал, че е въвел програма в производствено предприятие, която не може да изчислява себестойност на продукцията, не са заложени верни технологични процеси и цялата фирма пише на хартия, а програмата се използва за архив. Не случайно хората профилират знанията си, за да са максимално полезни. Когато смесим две звена без общо сечение в компетенциите, получаваме нещо, което или не работи или работи с „ръчно-крачно“ задвижване, вместо да лети.

• Няма профилиране на софтуера.

Например програма, която отговаря на изискванията на производствено предприятие не може да обслужва фирма-превозвач. Но въпреки това някои внедрители много смело предлагат един и същ софтуер на различни индустрии. Програмата се внедрява, но с много доработки, което е скъпо занятие и така клиентите плащат да бъдат опитни зайчета за развитие на софтуер.

• Налице са доста неуспешно внедрени софтуери.

Една много скъпа инвестиция не се възвръща поради неподходяща програма или неподготвен внедрител. Уви, неприятна, но вярна статистика – в доста търговски и производствени фирми внедряването не е довършено поради:

• скалъпена набързо програма, колкото да се вземат пари от европейските фондове
• консултант, който открадва ноу-хауто от фирмата, за която работи и си прави собствена фирма, а клиентите на внедрителят остават без поддръжка
• изоставени проекти подари прекалено много доработки, струващи скъпо
• нежелание на служителите на клиента да ползват програмата, а собственикът няма волята да им наложи да я ползват
• Внедрителите не познават законодателството на отделните индустрии и предлагат софтуер на килограм, а всички доработки са за сметка на купувача. Съответно купувачът не може да прецени колко време дадена програма ще го обслужва и кога спира плащането и започва възвръщането на инвестициите.

Веригата доставки най-често страда от неправилно избран или внедрен софтуер, тъй като там процесите са динамични и програмата понякога спира или забавя работата вместо да помага. Затова е важно при избор на софтуер винаги да се съобразяваме и с изискванията на оперативните звена. С други думи, трябва ни система, която да дава възможност на всички отдели да работят ефективно, но най-вече оперативните звена да са гъвкави, бързи и адекватни във всеки един момент. Понякога се среща и недобросъвестно отношение, изразяващо се в липса на детайлно ръководство за работа с внедрения софтуер. Разчита се на 1-2 служители, на които им е показано как се работи да обучават постоянно останалите служители. За плавно предаване на знанията и намаляване разхода на време и нерви, най-удачно е веднага след внедряването на софтуера, внедрителят да предостави ръководство на български език с картинки от системата.

При избор на софтуер е добре да се съобразим освен със спецификата на нашия бизнес и с последните глобални тенденции:

• Единен софтуер, който да управлява фирмата. Купуването на програмка, към която в последствие да допълваме модули или други програмки не е добър вариант. Не само, че излиза по-скъпо, но и технически е трудно за обслужване и работа. При единния софтуер е много по-лесно също актуализиране на програмата, миграция към друга версия и ъпгрейди, касаещи цялата организация. Докато ако имаме основна програмка и сателитни програмки-модули, при всяка промяна в основната програма са необходими настройки в другите програмки. Многото софтуери ползвани от една компания ги оприличавам на стар еднокрилен гардероб с много нови надстройки. Колкото и надстройки да купуваме, гардеробът все пак е еднокрилен и ще се наложи да слагаме надстройките по пода. Мястото, заето от надстройките и функциите, които изпълняват са неефективно използвани в сравнение с един трикрилен гардероб например (какъвто би била една единна ЕРП система).
• Мултифункционалност – с програмата да работят всички отдели, включително онлайн магазин (ако има такъв).
• Многоканална дистрибуция – вече никой бизнес не се ограничава само с един канал за реализация на продуктите и услугите си. Софтуерът трябва да може както да тегли справки за реализираните обеми продажби, така и да планира запаси според търсенето в съответния търговски канал и да разпределя новата стока към съответния купувач.
• Мобилна версия – означава работа в реално време, а не актуализация всеки ден. Мобилната версия позволява работа навсякъде и по всяко време и във веригата за доставки се отразява най-ярко при дистрибуцията. Така отваряме по-голям прозорец за пласиране на стоките ни според нагласата и работното време на клиентите ни.
• EDI – електронния обмен на данни позволява да се увеличи скоростта и точността при изготвяне на поръчките и комисионирането. Реално се елиминират грешките между заявка и фактура и се обръща повече внимание на точността при пикирането в склада и експедицията на пратките.
• Завишена сложност на операциите. В производството и доставките тенденцията за къси серии и малки доставки все повече се задълбочава. По тази причина ползваният софтуер трябва да посреща на 100% тези изисквания и да съвместява няколко операции в една, например опаковане на стока, добавяне на ръководство за работа, поставяне на съответните етикети и т.н. Бизнесът търси кооперативност и синергия между отделните звена и филиали на фирмата, за да може да изпълни максимално бързо и точно всички доставки и да задържи и увеличи клиентите си. Подобна синергия е трудно постижима ако филиалите работят със самостоятелно обособени и различни програми.
• Работа с огромни бази данни. Поради скъсяване на веригата за доставки и преминаване от B2B към B2C модел, се налага да работим с огромни масиви от записи. Малките програми нямат мощта да обработват такива обеми, затрудняват се и при архивирането, което може да доведе до загуба на записи и съответно проблеми със законодателството. Затова преди закупуването на какъвто и да е софтуер, следва да проверим капацитета му и възможностите му да ни служи и в близко бъдеще съгласно стратегическия план за развитие на фирмата.

Препъни камъните при закупуване и внедряване на модулите за веригата за доставки в една ЕРП система са обикновено пари, време и неразбиране сложността на процесите. Ако тези спънки бъдат осъзнати и преодолени, плановиците, организаторите производство и снабдителите биха били едни много щастливи хора, носещи много печалба за компанията. Изискванията не са кой знае какво, но и не бива да се неглижират. Като цяло всички служители във веригата за доставки са много дейни, енергични хора и искат да работят. Затова и програмата, която обслужва отделните звена следва да отговаря на темпа на работа и темперамента на служителите, а именно: бърза, ефективна, логична, автоматизирана. Така с голям размах, коректност и креативност можем да привличаме все повече клиенти, да растем и да развиваме бизнеса си.