Закупуването на нов софтуер е трудна задача, която изисква старателно да си напишем домашното и да го дадем за „проверка“ на специалист с опит. Много собственици на фирми решават да се обзаведат с ЕРП система било защото има отпуснати средства по някоя европейска програма или пък защото някой внедрител ги е убедил, че софтуерът ще реши с магическа пръчица всички организационни и процесни проблеми във фирмата. Практиката показва, че първо трябва да се изградят работещи процеси и процедури и тогава те да бъдат подкрепени с адекватна ЕРП система. Да предположим, че имате ясни работни процеси и искате да закупите софтуер, откъде да започнете и какво да очаквате?

1. Избор на ЕРП система

Изборът и оценката на ЕРП системата не трябва да се прави от собственика. За тази задача са необходими поне двама служители, които да съберат оферти, да проведат срещи-демонстрации и да отсеят потенциалните възможности. Необходимо е служителите да са с достатъчно познания относно дейността на фирмата и да има глобалната картинка. Така ще могат да навлязат в детайли още по време на проучването и ще спестят излишен труд и разходи. След това е необходимо да се допитат до специалист, който е внедрявал различни ЕРП системи (това не е фирмата, която ви продава софтуера, а е експерт от вашата страна на барикадата). Този експерт може да ви посочи подводните камъни при внедряването, недостатъците на системата и на внедрителя, потенциалите възможности и заплахи. Чак след това собственикът взема решение коя ЕРП система да закупи и какво да бъде разписано в договора за внедряване и поддръжка.

2. Старт на проекта

При стартиране на проекта задължително трябва да имате мениджър-проект. Ако не можете да отделите ресурс, обърнете се към експерта, който ви е консултирал при избора на програмата. Негов ангажимент е да съдейства при разписване на заданието (блу принт), да напише план за действие и да следи за спазването на сроковете, да тества или да изисква тестване и обратна връзка както от вашите служители, така и от внедряващата фирма. Практиката ми показва, че привличането на външен експерт спомага за бързото и ефективно въвеждане на модулите. Всичко, което е записано в заданието е включено в цената на проекта. Ако не искате да бъдете изправени пред множество доработки и така да надхвърлите бюджета си многократно, изискайте от всеки началник на отдел да опише подробно какво очаква от програмата. И имайте пред вид, че всяка промяна на първоначалното задание означава доработка, т.е. още пари, време и нерви.

3. Внедряването

Най-трудната част. Тук очаквайте неочакваното. Като се започне от това кой какво е разбрал, кой какво всъщност имал пред вид, кой си е променил изискванията и т.н. до пълен бойкот на вашите служители или блокаж от страна на внедрителя. Точно в този момент основна роля за бързото излизане от неприятната ситуация има собственикът на фирмата и мениджърът на проекта. Те заедно и само заедно могат да пресекат съпротивата на служителите и да „избутат“ проекта напред. Ключовите фактори за успех са компетентност и воля за движение напред.

4. Работа с новата ЕРП система

И ето настъпва моментът когато системата е готова за работа. Много важно е прехвърлянето на данните да стане в рамките на дни, а не на месеци. Позволите ли си разсрочване, подгответе се за дублиране на операциите, загуба на данни, объркани справки, изтощени служители и други подобни екстри. Просто прехвърлете данните и продължете напред. В началото задължително изисквайте обучение от страна на внедрителя, разписани подробни ръководства за работа, подкрепа за всички ваши служители. Разбира се трябва да имате обучени ключови потребители, които да поемат щафетата и да обучават и новопостъпилите служители в бъдеще. Приемствеността между стария и новия софтуер е най-добре да се направи в началото на новата фискална година.

5. Поддръжка

За адекватна поддръжка на ЕРП системата ви е необходимо да договорите услугите така, че те да отговарят на вашия стил на работа. Не се повлиявайте от изказвания „в този бизнес така се работи“. Ако ви е по-удобно да работите на абонамент, договорете пакет часове и типове задачи. Ако обаче дейността ви е разнородна и тип сезонна, помислете за заплащане според реално ползваните консултации. За да не се окажете в един момент блокирани, предварително дефинирайте какво очаквате от внедрителя и подпишете договор, в който да има и неустойки при неспазени срокове.

Всяка промяна е трудна, а внедряването на софтуер, който касае дейността на цялата фирма може да се превърне в кошмар, ако изпуснете юздите на който и да е етап. Правилната и навременна комуникация, привличането на експерт и волята за напредък решават по-голямата част от проблемите още в зародиш.