Управлението на всеки склад е важно за фирмите, но управлението на складове, подлежащи на постоянен контрол от държавните органи и особено от митница, може да се превърне в истинско предизвикателство. Успешното ръководене на данъчен и/или митнически складове изисква:

1. Компетентен ръководител

Компетентният ръководител е ключовата фигура, която познава в детайли митническото и акцизното законодателство и следи за въведените и предстоящите промени. Откакто България влезе в ЕС, оборотите на стоките, преминаващи през митница и касаещи митническите наредби спаднаха значително. От друга страна към митница беше прехвърлен контрола на акцизните стоки. В същото време митниците усъвършенстваха и продължават да да усъвършенстват както електронната си система, така и служителите си. Проверките стават все по-чести, по-задълбочени и с по-бързи резултати, а санкциите не закъсняват. Ето защо, ако искате дейността ви да е 100% законово издържана, инвестирайте в правилният служител или партньор, който да управлява митническия и/или данъчния ви склад. Ако предпочитате да инвестирате във ваш служител, уверете се, че сте му подсигурили възможности за работа и постоянно обучение. Тази инвестиция се възвръща, ако разбира се успеете да задържите служителя при вас. Ако предпочитате да ползвате външна услуга (аутсорсинг), уверете се, че има как да контролирате какво и как е извършено за вас. Контролът е много важен, защото при нарушение, освен глобите и негативния имидж, може да ви бъде спряна и дейността.

Компетентния ръководител е този, който защитава вашите интереси, ползвайки лостовете Знания, Умения, Лоялност.

2. Ясен процес на работа

Това е изискване за всяка дейност, но при постоянно контролираните складове е абсолютно задължителна. Освен, че трябва да се знае кой служител какво върши, много важно е да се прецизират материалните и административните отговорности. В процедурата за работа в склада следва да е записано подробно задължението на всеки служител. В длъжностната характеристика се описват ангажиментите и отговорностите. Обърнете внимание, че всички складови служители следва да са материално и административно отговорни.

3. Точност на записи и наличности

В данъчен и митнически склад е немислимо да има грешни записи (имена или номера на артикули, произход, количества и т.н.), разменени стоки, липси или излишъци. В повечето случаи всяко разминаване между документи и физическа наличност се третира като злоупотреба от страна на фирмата. Ако установите някой от описаните пропуски, вземете спешни мерки. Първата такава мярка е да проверите за пропуски в процедурата, а втората е да отстраните незабавно нарушителите и да им търсите отговорност.

И тъй като все пак технически грешки се случват, вашият компетентен ръководител е този, който следва да да реши по най-бързия начин казуса и ако се налага да представи адекватно проблема пред митница. И не забравяйте да се застраховате за професионални грешки.

4. Отчетност

Отчетността в склада е най-бързият начин да се установи дали складът функционира законосъобразно и в синхрон с изискванията на фирмата. Освен да контролира ежедневните оперативни записи, началник склад има ангажимент да систематизира бързо информацията и да я предоставя на митница в изисквания формат. Както за всички справки и тук има срокове, които ако бъдат нарушени обаче водят до санкции. Ето защо не е добре да се чака последния момент за подаване на справките. Обикновено последните дни преди крайния срок са много натоварени и често (за съжаление) се случва системата на митница да блокира и да не можете да си подадете справката в срок по технически причини. Неприятното тук е, че ако не успеете да подадете документите в срок, пак е възможно да ви наложат санкция. Друг проблем при подаване на справките в последния момент е, че ако има техническа невъзможност за обработка от страна на митница, справката ви няма да бъде приключена. Това означава, че ако имате суми за възстановяване, тяхното изплащане ще бъде забавено.

Преди да подадете каквато и да е справка, проверете я поне два пъти, не се доверявайте сляпо на колега или на системата ви.

5. Здрава ръка

Всеки склад трябва да е подреден по конец и да функционира ефективно. От една страна това е важно, за да се обслужват бързо клиентите. От друга страна трябва да е възможно да се направи пълна или частична проверка по всяко време и тази проверка да покаже пълно съответствие на документи и физически наличности. И за да постигнете това, вашият компетентен ръководител трябва да е педант със здрава ръка и правомощия. Честите вътрешни проверки в склада на стоки и документи, налагането на санкции на складовите служители за неспазване на правилата спомагат за бързото въвеждане на ред и запазването му за дълго време. За митница е много важно да могат да направят бърза проверка по всяко време. И когато установят, че вашия данъчен и/или митнически склад е постоянно поддържан в отлична форма, по-бързо и лесно ще можете да получавате и други лицензи за разширяване на дейността ви.