Докато икономиката беше в подем фирмите се състезаваха да надграждат и усъвършенстват продажбите и маркетинга. Различните маркетингови стратегии и търговски тактики даваха възможност за бързи крачки напред и опияняващи резултати. Но, дойде кризата и темповете спаднаха. Компаниите започнаха да се оглеждат за запаси. Големите запаси и възможности за икономии са във веригата за доставки – чрез правилно планиране на производство и доставки, правилни стратегии за покупки и планирана логистика. За да постигнем спестявания, трябва да включим и доставчиците в играта и на тях да гледаме като партньори за успешно реализиране на набелязаните проекти.

Дали сме търговец или производствено предприятие, ние имаме доставчици и също сме доставчик на някого. Навързани по веригата, ако един се спъне, има вероятност всички да паднем. Затова макар и отделна фирма, за да успеем трябва да си сътрудничим както с фирмите напред (нашите клиенти), така и с фирмите назад по веригата (нашите доставчици).

Преди време имахме един доставчик, който си беше повярвал, че е хванал Господ за шлифера. Със задълбочаването на кризата започнахме да оптимизираме процесите при нас, намалихме печалбите, но това не стигаше. Тогава помолихме всички доставчици да преразгледат търговските си условия и заедно да се адаптираме към пазара. Този доставчик отказа всякаква кооперативност излагайки тезата, че всяка фирма работи сама за себе си. Естествено ние се отказахме от продуктите му. Малко след това и други негови клиенти се отказаха да работят с него и това доведе до съкращаване на дейността му с 90%. С други думи, като сме се хванали на хорото, трябва поне да следваме темпото му.

Във веригата за доставки само един е крайният клиент, всички останали сме доставчици. И за да продължи крайния клиент да търси нашите стоки и услуги, трябва с общи усилия да го задържим. Ето основните стъпки как може да стане това.

1.        Проучване на доставчика

Доставчиците влияят на цялата организация, не само на нашия отдел. Затова трябва да сме сигурни, че тези, които допуснем до фирмата ще бъдат на ниво и ще се съобразяват с нашите изисквания. Колкото по-старателно си напишем домашното, толкова по-лесно ще ни е по време на преговорите и при изпълнение на договора. Финансовата стабилност, липса на закононарушения, добър имидж на пазара, капацитет, ноу-хау, начин на управление и манталитет са сред критериите за оценка в началото на взаимоотношенията ни. Начинът на работа и организацията на процесите също се проучват в началото, за да преценим доколко е надежден доставчикът. Ако има нещо, което ни притеснява още при проучването, по-добре да го сложим на масата и решим на момента, вместо да трови отношенията ни в последствие.

По време на преговорите в един конкурс, обяснихме на доставчиците, че веднъж годишно ще им правим одит на процесите, които касаят нашия бизнес. Единият доставчик отказа много бурно и съответно отпадна от конкурса. Една година по-късно научихме, че управителят на тази фирма е разследван за измама.

За малките и средните фирми проучването на доставчиците е жизнено важно, тъй като разполагат с малко ресурси и всяка грешка при избора на доставчик може да ги въвлече в съдебни спорове или разправии с властите, а това струва много усилия и пари, за да докажат че не са замесени в някаква схема.

2.        Договор

Договорът е изключително важен за нашия бизнес. И на него трябва да гледаме като на брачно споразумение между двете фирми, т.е. искаме да се подсигурим, че дългосрочното сътрудничество ще е от полза и за двете страни. Но ако не се получи в годините, да имаме възможност да излезем от съдружието с достойнство и без загуби. Забелязала съм, че когато имаме договор с доставчик, разногласията по време на изпълнението му са по-малко в сравнение с когато не сме имали договор. Това е така, защото по време на преговорите нахвърляме основните параметри за работа, а когато сложим всичко на хартия, се сещаме и за дреболии, които не сме споменали при преговорите. Така още преди да сме преминали към същността на сътрудничество, ние вече сме обходили процеса и сме записали как ще действаме. Добре описаните права и задължения в договора ни дават възможност след това да забравим за него и да си вършим спокойно работата. От друга страна, договорът ни служи като щит ако някоя от страните реши да злоупотребява.

Не трябва да допускаме ексклузивен договор или срочен договор за дълъг период – шансът да загубим от такова споразумение е огромен.

Много от малките и средните фирми предпочитат да нямат писмени споразумения, считайки че така имат повече гъвкавост. Помислете за следния вариант: Превземане на фирмата. Ваш доставчик полека-лека започва да ви доставя все повече материали. За вас това е удобно от гледна точка на натовареност на персонала. Тъй като обикновено един-двама служители отговарят за доставките, те си знаят от кого, какво и по колко купуват. В един прекрасен момент вие се озовавате с доставчик, окупирал почти всичките ви материали. Имате устно договорен едномесечен кредитен период. Ако този доставчик реши да си поиска парите веднага, вие сте на една крачка да сдадете крепостта, т.е. той да изкупи фирмата ви на безценица. Ако имате договор, в него ще са записани всички суровини, които пазарувате от съответния доставчик и по броя на договорите ще разберете дали портфолиото ви от доставчици е добре развито. Чрез договора ще сте защитени и от евентуално превземане на фирмата ви от алчни търговци. Тези търговци дори да спрат доставките ви, най-много да имате някой и друг ден престой, но поне няма да могат легално да ви вземат фирмата.

Друг капан при договорите е препращането към Общи Условия, които обикновено са в полза на доставчика. Преди да ги подпишем или включим в договора, трябва да направим оценка на риска от прилагането им в нашия бизнес.

Изпипването на клаузите в договора е в основата на добро сътрудничество в бъдеще – страните са наясно с ползите и ограниченията и имат волята да работят заедно за просперитета си.

3.        Правилна комуникация между партньорите.

В производствения процес се случва не всичко да следва плана – стават аварии, доставки закъсняват, не можем да се разплатим навреме за доставка и т.н. Комуникацията с доставчика ни помага да обясним на партньора си къде сме затруднени в момента и да разберем дали има проблем при него. С взаимни отстъпки заедно можем да преодолеем временните препятствия.

Случвало се е да чакаме доставка и доставчикът да се обади, че има проблем и ще закъснее с 2 дни. Ако доставчикът по принцип е коректен не сме налагали санкция за закъснението. Но е имало и обратната ситуация – ние не сме изчислили правилно консумацията и тогава се молим на доставчика да изпълни поръчката по-рано. Тогава той не ни таксува повече за извънредна доставка. Комуникацията сама по себе си е ключ към успеха или провала на съвместната работа. Ако имаме проблем с комуникацията, търсим проблема първо при себе си – възможно е нашият служител да не може да овладее ситуациите, или да има императивен подход, или да не приема служителя на доставчика. В нашите ръце е възможността да коригираме неразбирателствата още в началото и да създадем приятна атмосфера на работа. Когато стане грешка (неизбежно е за съжаление), много трябва да внимаваме как адресираме проблема. Откритите нападки и обиди имат временен ефект, показват лошо възпитание и печелят неприятели. Така следващия път когато грешката е наша, не можем да разчитаме на съдействие от доставчика ни. За избягването на повтарящи се неприятни ситуации спомагат регулярните срещи между фирмите, разписаните планове за подобрения и усилията на всички служители.

4.        Планиране

Планирането на предстоящите активности и обеми спомагат за оптимизиране на производството както при нас, така и при доставчиците ни. Затова ако обменяме информация за необходимите обеми за месеци напред, не само ще облекчим работата на страните, но и ще натоварим машините и ще постигнем икономии. Случвало се е доставчик да ни пита какви са ни плановете за следващите 6 месеца, за да знае кога и колко суровина да закупи. Когато влагаме в производството си борсови суровини, планирането на количествата е изключително важно за изграждане на запасите и постигане на по-ниски цени. Рискът от запасяване на доставчика остава при него, но ние съдействаме за намаляване на този риск. Тук е мястото да отбележа негативния принос на веригите магазини в този аспект. От една страна искат сравнително малки обеми (особено за частните марки), от друга страна трудно дават прогнози, но накрая ако не се достави точно каквото искат (независимо че няма нищо общо с прогнозата им), глобите са големи.

Обменената информация обаче е конфиденциална и страните следва да обезпечат тя да не излезе от пределите на двете фирми.

5.        Иновации

Доставчиците често предлагат нови продукти и услуги или усъвършенствания на модели. Всички тези подобрения дават шанс на фирмата ни да дръпне напред по-бързо, а резултатът от добре свършената работа презарежда страните за прокарването на още по-смели идеи. Тук партньорството е задължително. Ако едната страна предложи идея, която другата страна може да внедри, но проектът изисква инвестиции, и двете страни се ангажират с инвестициите за определен период от време. Защото и двете страни заедно ще спечелят.

6.        Периодична проверка на пазарните условия.

Независимо колко сме доволни от стоките и услугите на сегашния ни доставчик и дори сме постигнали приятелски отношения, трябва периодично да проверяваме пазара. Преди време мой познат сподели, че работи от 10г с един доставчик и от 5г не е проверявал цените на пазара, тъй като с управителя на доставчика станали приятели. Някакси успях да го убедя да провери цените в момента. Изненада … цените бяха значително по-ниски от тези, на които моят познат пазаруваше. Защо неговият „приятел“ не го беше информирал? Защото приятелството си е приятелство, но сиренето е с пари. Освен това какво би накарало управителя да информира всичките си „приятели“, че цените му вече са по-ниски? Нали ако направи това, постъпленията към фирмата му ще спаднат, което ще доведе до намаляване на заплатата му и до съкращаване на персонал. Ако не искаме и не изискваме, никой няма да дойде и да ни даде по-ниска цена заради сините ни очи.

В друга фирма, собственикът отговаряше за доставките. Той имаше приятелски отношения с повечето си доставчици. „Приятелите-доставчици“ печелеха добре, тъй като бяха схванали принципа му на преговори, а той се страхуваше да иска по-добри цени, за да избегне евентуално неодобрение.

Навсякъде обръщам внимание фирмите да се пазят от единствен доставчик. Няма случай, в който единственият доставчик или подизпълнител да не се е възползвал от своя клиент–възложител. Няма значение колко голяма е компанията, от нас и само от нас зависи да не се поставим в ситуация с единствен доставчик (изключвам монополите, създадени от държавната политика). Трябва да имаме алтернатива за всичко – от основните материали до кламерите. Растежът ни не е гарантиран ако имаме повече алтернативи, но ще имаме по-широк кръгозор, ще сме в крак с промените и ще избираме по-доброто решение.

7.        Контрол

Любима моя тема – контролът, как да го дозираме и какво става когато го няма. Още по време на преговорите и подписването на договорите доставчиците трябва да са наясно какво ще се очаква от тях и съответно как ще се контролира представянето им. Те трябва да знаят, че можем да ги проверим по всяко време относно нашите продукти и услуги. Оставим ли без контрол доставчика, моментът на нашия фалит не е далече. Имаше една фирма, която не проверяваше какво са фактурирали доставчиците. Управителят обясни, че ако проверява всяка фактурирана сума, това означава един счетоводител да се занимава само с тази дейност. Тази фирма фалира, а доставчиците й – не.

Необходимо е да измерваме и контролираме това, което можем, за да намалим ефекта на независещите от нас фактори. Лесен и приемлив начин за контрол е измерването на ключовите индикатори на представянато (KPI). Страните се споразумяват за параметрите и резултатите в края на всеки месец ясно говорят за изпълнението. Параметрите следва да се адаптират към изискванията на всяка индустрия и да се променят при съществено раздвижване на пазара в региона.

8.        Оценка на доставчиците

Желателно е да оценяване и даваме обратна връзка на всичките си доставчици, за да можем да развиваме заедно силните си страни и тушираме слабите. Но това изисква много ресурс и затова обикновено оценяваме само доставчиците със значително влияние върху нашия бизнес. Всяка фирма следва да е наясно какво точно ще оценява, но стандартните критериии попадат в няколко групи: цена, доставка, качество, сервиз. Чрез ежегодните оценки, ние отсяваме доставчиците, на които можем да се доверим повече и да разчитаме в трудни моменти или за нови продукти. Освен това развиваме по-слабите доставчици, за да подсигурим силни алтернативи в близко бъдеще. За целта разработваме планове за подобрения и следим напредъка спрямо тях.

9.        Конфликти на интереси

В бизнес отношенията нерядко се сблъскваме с конфликти на интереси или корупционни предложения. Жалко е наистина, но човешката природа се поддава на алчността. Някои доставчици предлагат какви ли не схеми, за да влезат в дадена фирма. Добрата новина е, че има начин да предпазим фирмата си от недобронамерени предложения към персонала ни като въведем процедури и строги мерки за контрол.

10.    Спазване на дистанция

За ефективното управление на доставчиците спомага спазването на дистанция и разграничаването между бизнес и приятелски взаимоотношения. Една колежка беше в много добри взаимоотношения със служителка на фирма-доставчик. Ходеха си на гости, прекарваха отпуските заедно и т.н. Като дойдеше време за натиск, тази колежка не можеше да постигне по-добри условия от този конкретно доставчик. Прекаленото навлизане в личната територия вреди на бизнеса и на работата ни, особено ако от нас се изисква да постигаме спестявания и да изискване подобрения на стоките и услугите.

Управлението на доставчиците е двупосочен процес – те управляват нас като се стремят да откликнат на изискванията ни и да ни задържат за клиенти, ние управляваме тях като ги насочваме какво искаме и контролираме изпълнението им. Добрите практики показват, че е възможно две фирми да работят в унисон без да загубват идентичността си.

Независимо от индустрията, доставчиците играят важна роля и най-добрият начин за успешен бизнес е изграждането на стабилно партньорство. Прилагането на горе изброените тактики спомагат за заздравяването на представянето ни на пазара, а игнорирането им неминуемо води до нефункционални взаимоотношения и потенциален срив на бизнеса.

Вложените време, пари и усилия за развиване на партньорството между страните не може да бъде измерено директно. Но добре управляваните взаимоотношения с доставчиците ни повишават задоволството на клиентите ни от подобрените ни продукти и услуги и понижават разходите. Така всички по веригата са доволни.